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【職場英文】三分鐘教你如何寫好一封英文Email

留學、工作時,是否常常不知道英文書信如何下筆?寫雅思 General Task1書信時常突然卡住?這篇文章整理了撰寫一份英文書信的步驟,讓你能禮貌地並準確地跟外國同事、同學、教師、合作夥伴…等,傳遞你想表達的訊息。

一份完整的英文書信包含以下這些內容, No Worries English 將拆解每一步驟,讓你下筆英文書信易如反掌!

文章目錄:

職場英文 Step1- 好的主旨讓整封 Email 更容易閱讀

職場英文 Step2- 用與對方的關係客製化不同開頭 

職場英文 Step3- 準確表達來信目的

職場英文 Step4- 期待得到對方回覆的結論語句

職場英文 Step5- 結尾不是只有 Best Regards

Bonus. 如何讓你的英文書信更加分?

職場英文 Step1- 好的主旨讓整封 Email 更容易閱讀

在寄英文書信時,明確的主旨(Subject line)能清楚表達你的目的,不宜贅字過多、太長,請直接切入主題,讓收件人明白來信目的。同時記得呼應信件內文,不要偏題。

小Tips:建議主旨長度為6~7個英文單字。

以下是一些常見範例:

書信內容類別

常見主旨範例

電子報

13 email marketing trends you must know.

有事詢問

Asking about xxx. 

請假

Personal leave application

有事相求

Request for xxx.

面試會後信

Follow up from today’s interview.

傳達事項

Important update from today’s meeting.

 

職場英文 Step2- 用與對方的關係客製化不同開頭

信件的開頭稱作 Greetings,意指打招呼、問候,是相當重要的一環,切記不要寫錯對方的名字或職稱,以免造成尷尬。

以下是一些常見的開頭用法,寄英文書信時應特別注意,才能表達禮貌:

收件對象

使用開頭

朋友、平輩、熟悉的人

Hello, Hi, Hey

主管、長輩等正式信件

Dear Mr.+男性(無論已婚未婚)

Dear Ms.+女性(無論已婚未婚)

Dear Miss+未婚女性(注意沒有縮寫‘‘.’’

Dear Mrs.+已婚女性

Dear [Department / Position],

例如:Dear Hiring Manager,

(注意有.的時候後面要空一個空格,例如 Dear Mr. Smith

特殊職業

Dear Dr.+(寫給醫生,為 Doctor 縮寫)

Dear Prof+( 寫給教授,為 Professor 縮寫)

寫求職信時

Dear Hiring Manager

通常寫完開頭後,會做簡單的自我介紹,讓對方明白你的身份、背景、公司等,如果是熟悉的人則可以省略。

  • 這邊提醒一個小Tips:

你可能會聽過 ‘’ To whom It may concern,’’ 的開頭用法,但其實這是相當不禮貌的!請盡量避免使用,因為它的翻譯等同於「相關的人請聽著」,顯現出你並沒有誠意、禮貌去查出收件人的姓名、單位等,尤其特別不要用在求職信時,會造成公司對你印象打折呢!

職場英文 Step3- 準確表達來信目的

一封好的英文書信內文需簡單明瞭,讓人明確理解來信目的。需注意商用英文書信要保持禮貌,不要用太過於輕鬆的口吻。

以下整理一些常見的例句,供大家參考:

書信內容

常見例句

各種信件內容通用

I am writing about ∕ in reference to ∕ regarding to…

(我寫這封信是關於…)

開門見山型

Good news! 

有事詢問

I am writing to enquire ∕ inquire about…

(我詳詢問關於…)

有事通知

I am writing to inform you that ∕ of…

(我寫這封信是想通知你…)

面試會後信

I am writing to thank you for taking the time to speak with me about the xxx role.

(我寫這封信是想感謝你今天撥空跟我談論關於xxx 職缺的資訊…)

尋求合作

We are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us.

( 我們想詢問您時否願意跟我們建立合作關係)

請假

I would like to know if I could ask for a casual leave of absence for one day on (date).

(我想詢問能否在指定日期請事假)

感謝類型

Thanks for…

職場英文 Step4- 期待得到對方回覆的結論語句

在信件的最後,通常會附上一句 Closing Line,讓對方知道你期待得到答覆,同時也是引導收件者做出下一步行動的句子。

例如:

  1. If you have some free time, would you be able to give me a call? 
  2. Please feel free to contact me if you need any further information.
  3. I’m looking forward to hearing from you.
  4. I would be grateful if…

透過 Closing Line,可以再次統整信件主旨、吸引對方注意,也能說明你期待回信、回電,或相約會談時間,是整封信不可缺少的一部分。

 

職場英文 Step5- 結尾不是只有 Best Regards

有好的開始當然就要有好的收尾!一封英文書信的結尾用語(Sign-off)其實有很多種變化,如果你記憶中只有 Best Regards, 那可以記住下列結尾用法,用於不同收件人上的變化:

適用情境、對象

結尾用語

所有信件

Sincerely, (誠摯、誠心祝福)

Best Regards,

好友、平輩

Cheers,(祝你開心)

Have a nice day, 

表達關心與祝福

Best wishes,(獻上最好的祝福)

All the best, 

Take care, 

給長輩或上司

Respectfully,

真誠地感謝

Many thanks, 

With sincere thanks,

期待回覆

Speak to you soon, 

*記得在信件的最後附上簽名稿,以及你的聯絡方式,方便對方聯繫。

 

Bonus. 如何讓你的英文書信更加分?

 

  • 正確使用英文標點-注意英文標點符號要使用正確的「半形符號」,這是跟中文較不同的部分。

 

  • 注意寄件人的 Email 名字-若為正式的商用書信,記得檢查自己的 Email 帳號,建議使用英文拼音的中文姓名,不要使用綽號或是有生日在內的 Email名稱。

 

  • 再三檢查文法正確度-錯誤的文法可能讓自己的信件喪失專業度,推薦使用線上網站 Grammary 檢查文法。

 

結論:

寫這類的英文書信記住以下簡易口訣,三分鐘就搞定一份正式的英文Email絕對不是難事!

Step1. (How to write the subject line?)

Step2. (How to start an email?) 

Step3. (Why are you writing this email?)

Step4. (How to write the closing line?)

Step5. (How to write the sign-off?)

看完以上步驟的你,趕快提筆依照這個步驟練習一下吧!

或是轉發給一直被英文書信困擾很久的朋友們,幫助他們盡早學會。

如果你在準備雅思一般組考試,可以看這篇:雅思 General Task1 的得分技巧

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